Cuando llega el momento de equipar tu empresa con una impresora para oficina, la elección no es tan sencilla como parece. Hoy en día, las impresoras no solo deben imprimir, sino que se han convertido en auténticas soluciones de productividad: copian, escanean, envían documentos a la nube y, además, cada vez más, lo hacen de forma sostenible y eficiente.
En este artículo vamos a repasar los puntos clave que debes tener en cuenta antes de comprar tu próxima impresora de oficina, y te daremos recomendaciones prácticas basadas en la experiencia con impresoras Epson WorkForce Pro, una de las gamas más completas y ecológicas del mercado.
1. Define tus necesidades de impresión
Antes de dejarte llevar por marcas, modelos o precios, lo más importante es analizar cómo trabaja tu empresa.
Pregúntate:
- ¿Qué volumen de páginas imprimimos al mes?
- ¿Necesitamos más impresión en blanco y negro o a color?
- ¿Qué formato utilizamos más (A4, A3, etiquetas, sobres…)?
- ¿Necesitamos funciones adicionales como escáner, fax o copias?
👉 Una pyme con un volumen de 500 a 1.000 páginas al mes no requiere la misma impresora que un despacho de arquitectura que imprime planos en A3 o una gestoría que escanea decenas de documentos al día.
2. Velocidad y eficiencia: no pierdas tiempo
En una oficina, el tiempo es oro. La velocidad de impresión se mide en páginas por minuto (ppm) y puede marcar la diferencia en tu día a día.
- Para pequeñas oficinas, 20–25 ppm suelen ser suficientes.
- Para entornos con mayor exigencia, lo ideal es buscar impresoras que superen las 30 ppm.
Las impresoras Epson WorkForce Pro, por ejemplo, alcanzan hasta 34 ppm en impresión a una cara, lo que garantiza que el equipo no se quede bloqueado cuando todos necesitan imprimir a la vez.
3. Conectividad: imprescindible en 2025
Olvida los cables como único recurso. Hoy lo habitual es trabajar con impresoras conectadas en red y accesibles desde cualquier dispositivo.
Funciones imprescindibles en una impresora para oficina:
- Wi-Fi y Ethernet para trabajar en red.
- Wi-Fi Direct para imprimir sin router.
- Compatibilidad con servicios en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox.
- Impresión móvil desde smartphones y tablets (AirPrint, Mopria o la app Epson iPrint).
Esta flexibilidad permite que cualquier empleado imprima sin tener que enviar el documento a un ordenador central, lo que ahorra tiempo y agiliza procesos.
4. Coste por página: la clave para ahorrar
Un error muy común en muchas empresas es fijarse solo en el precio de la impresora y no en el coste de impresión a largo plazo.
El coste por página depende del consumo de tinta o tóner y del rendimiento de los cartuchos. Por eso, al elegir una impresora para oficina:
- Revisa el coste estimado por página en blanco y negro y en color.
- Considera modelos que permitan cartuchos XL o de alto rendimiento.
- Evalúa si el servicio postventa o mantenimiento ofrece garantías de ahorro.
👉 Las Epson WorkForce Pro ofrecen cartuchos que rinden hasta 5.000 páginas, lo que reduce significativamente la frecuencia de cambio y el coste operativo.
5. Impacto ecológico: impresión sostenible
Cada vez más empresas buscan soluciones que sean sostenibles, tanto por responsabilidad social como por reducción de costes energéticos.
Las impresoras de inyección con tecnología Epson SIN CALOR destacan porque:
- Reducen hasta un 83% el consumo de energía frente a impresoras láser.
- Producen menos residuos (sin fusor, tambor o piezas adicionales).
- Son más rápidas en el arranque, ya que no necesitan calentar el equipo.
Esto significa no solo un ahorro económico, sino también una mejora en la huella ambiental de la empresa.
6. Multifuncionalidad: todo en uno
En una oficina moderna, la impresora ya no es solo para imprimir. Los equipos multifunción permiten escanear directamente a la nube, enviar documentos por correo electrónico, copiar en alta calidad e incluso proteger documentos con contraseñas.
Un multifuncional Epson WorkForce Pro es capaz de reemplazar varios dispositivos en uno, ahorrando espacio y costes de mantenimiento.
7. Fiabilidad y soporte técnico
No hay nada peor que una impresora que se bloquea constantemente. En una empresa, cada minuto cuenta, y tener un servicio técnico de confianza puede marcar la diferencia.
Al elegir tu impresora para oficina, ten en cuenta:
- La reputación de la marca en fiabilidad.
- La disponibilidad de repuestos y consumibles.
- El soporte técnico oficial y la garantía extendida.
Conclusión
Elegir la mejor impresora para oficina no se trata de comprar el modelo más caro o más popular, sino de encontrar el equilibrio entre velocidad, conectividad, coste por página, sostenibilidad y fiabilidad.
Las Epson WorkForce Pro son un claro ejemplo de cómo la tecnología de impresión ha evolucionado hacia equipos más rápidos, económicos y respetuosos con el medioambiente, adaptados a las necesidades reales de las pymes y oficinas en 2025.
👉 Si estás pensando en renovar tu impresora, nuestro equipo de SPA Informática puede asesorarte para encontrar la solución que mejor se adapte a tu oficina.